Дебиторская задолженность появляется, к примеру, когда организация продала товар, а деньги за него не получила. В таком случае появляется задолженность: у поставщика — дебиторская, а у получателя — кредиторская. Бывает и так: компания перечислила предоплату за товар, а его ей не поставили. Переплата налогов или заем сотруднику фирмы тоже приводят к дебиторской задолженности организации.
Соответственно, существовать дебиторка может как несколько часов, дней, так и несколько месяцев или даже лет, пока контрагент не расплатится по счету. И таким образом, чем больше у фирмы клиентов, с которыми она работает с отсрочкой оплаты, тем в большем объеме увеличивается дебиторская задолженность.
В бухучете дебиторская задолженность, а именно все суммы долга, считается в составе актива. Если сказать иначе — деньги на бумаге есть и как бы вошли в доходную часть, но по факту их недостаточно из-за того, что сторонние физ- или юрлица не оплатили свой долг или не поставили товар и т.п. А это значит, что просроченная дебиторская задолженность негативно влияет на финансовое положение организации (кредитора). Поэтому все компании должны постоянно контролировать и анализировать дебиторскую задолженность, то есть регулярно формировать отчеты о состоянии и величине долгов.
Что относят к дебиторской задолженности
— Если клиенты (контрагенты, покупатели) образовали задолженность по расчетам за предоставленные услуги, выполненные работы или отгруженные товары;— задолженность поставщиков по авансам, выданным в счет будущих поставок;
— если образовался долг по выданным кредитам и займам;
— если переплатили налоги или страховые взносы в государственные фонды РФ;
— задолженность лиц, которые должны компенсировать ущерб предприятию;
— задолженность работников перед компанией в случае переплаты по заработной плате или получения подотчетной суммы.
— если клиент закупил товар с отсрочкой платежа от 1 месяца;
— если предприятие выдало сотрудникам заработную плату авансом;
— когда организация понесла убытки вследствие необоснованных затрат или мошенничества.
Виды дебиторской задолженности
По типу должников:
• покупатели – когда они не оплатили поставленный им товар;
• поставщики – когда они не получили оплаченный ими товар;
• государство – если в государственные фонды и госбюджет фирмой была осуществлена переплата;
• работники – выдача займа или аванса по зарплате;
• учредители – не оплачена доля уставного капитала.
По срокам погашения:
• краткосрочная – когда дебиторка погашается в период до 1 года;
• долгосрочная – если срок погашения вышел за пределы более 12 месяцев со дня заключения договора.
По срокам погашения обязательств:
• нормальная (срочная, текущая) – время погашать долг еще не пришло, договорное обязательство по оплате — пока в силе;
• просроченная – сроки погашения задолженности уже вышли.
По вероятности погашения:
• сомнительная – задолженность не имеет залога, банковской гарантии или поручительства, т. е. никак не обеспечена и, возможно, никогда не будет погашена;
• хроническая – на погашение задолженности требуется от 1 до 3 лет;
• безнадежная – задолженность с истекшим сроком исковой давности.
По характеру обеспечения:
• банковская гарантия;
• поручительство;
• залог;
• без обеспечения.
Какие бухгалтерские операции можно провести с дебиторской задолженностью
В бухгалтерском учете любой коммерческой или бюджетной организации — свой вариант учета дебиторской задолженности, но учет этот обязательно будет зависеть от отчетности (допустим, месячной, квартальной, годовой) и, в частности, от бухгалтерского баланса. Проводится анализ суммы задолженности, сроков ее погашения и общего числа дебиторов (контрагентов).После анализа бухгалтерского баланса организация проводит сверку с дебиторами и выявляет, насколько сомнительно ими может быть выплачен долг предприятию. В долг могут входить также неустойки, штрафы и пени.
По результатам бухучета составляется специальный акт о расчетах с дебиторами, в котором указываются документы, которые могут подтвердить наличие долга, сумму долга, причину его возникновения, данные должника. Бухгалтерия имеет право списать дебиторскую задолженность, если она признана безнадежной.
Инвентаризация имущества.
Бухгалтерия должна проводить ее не менее раза в год, чтобы проверить, что числится на балансе учреждения, какие оно должно выполнить обязательства перед контрагентами и каков размер дебиторской задолженности (если она есть).Списание дебиторской задолженности.
Если исковая давность дебиторки истекла либо взыскать ее нереально и сомнительно, проводится списание дебиторской задолженности в убыток компании с письменным обоснованием и приказом руководителя фирмы. Притом на балансе предприятия эта задолженность будет «висеть» еще 5 лет, чтобы должник в случае своего желания смог погасить ее. Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.
Взыскание дебиторской задолженности.
Начинается с переговоров с должником. Выяснив причины невыполнения им договорных обязательств (например, в связи с тяжелым материальным положением), компания может предложить ему отсрочку или рассрочку платежей либо реструктуризацию долга.Бывают и такие ситуации, когда должник отказывается платить только по ему известным причинам, например, у него есть претензии к качеству выполненных работ и поставленных материалов, других товаров, он «вдруг» находит неточности в документах и т.п.). В таком случае организация может обратиться к независимому специалисту-эксперту.
Обнуление срока давности. При этом составляется акт сверки взаиморасчетов, где фиксируется сумма долга, и срок давности начинает отсчитываться заново. Минимальный срок исковой давности — 3 года, максимальный — 10 лет (в случаях, если он приостанавливался).
Судебные тяжбы (суд).
Когда все методы разрешения конфликта исчерпаны, должнику компания отправляет по почте досудебную претензию заказным письмом с уведомлением. Если он никак не реагирует на претензию либо отказывается возвращать долг, кредитор оставляет за собой право обратиться в суд. Должнику может прийти либо судебный приказ (если долг меньше 400 000 рублей), либо исковое заявление кредитора, которое будет рассматриваться в арбитражном суде.Если должником является обанкротившееся физ- или юрлицо, стоимость долга будет выплачена из денежных средств, вырученных от продажи его имущества.
Как компания может обезопасить себя от дебиторской задолженности
Самый удобный и безопасный способ уберечься от этого — оформить страховой полис. Умные предприятия активно практикуют страхование, если, допустим, работают с контрагентами, закупающими продукцию под реализацию или в рассрочку. В этом случае, если вторая сторона сделки нарушит график платежей, откажется платить по счету или обанкротится, организация сможет претендовать на компенсацию со стороны страховой компании.Та же самая история — и с банками. В большинстве своем они дают кредит только в том случае, если заемщик оформит страховку (идет как допуслуга к кредиту для безопасности банковской сделки). В случае, если дебитор потеряет работу, получит статус недееспособного или умрет, страховая компания в срок, указанный в договоре, выплатит банку долг дебитора, то есть дебиторскую задолженность.
Кроме того, организация может продать дебиторскую задолженность коллекторам. Цена будет меньше самого долга процентов на 50, но кредитор избавит себя от досудебных претензий к должнику, от судебных разбирательств и волокиты с приставами.
Заключение
Дебиторская задолженность является важной частью любого бизнеса, поскольку позволяет клиентам оплачивать товары или услуги позднее. Этот тип финансирования помогает предприятиям вести движение денежных средств и поддерживать здоровые отношения со своими клиентами.Предприятия должны отслеживать платежи, сделанные каждым клиентом, чтобы обеспечить своевременную оплату и точное выставление счетов в соответствии с условиями, согласованными между ними и их контрагентами. Ручное отслеживание может занять больше времени, чем использование специальных программ (к примеру, 1С-бухгалтерия), но оно дает компаниям больший контроль над тем, кто какую сумму должен, когда платежи должны быть произведены, так что просроченные счета могут быть быстро идентифицированы, прежде чем они станут слишком большим бременем для финансов компании.